Se tens uma loja online, ou um negócio de infoprodutos, há algo que nunca te poderá faltar no plano diário: um bom sistema programa de faturação. Bem, isto aplica-se na verdade a qualquer negócio, mas com o número crescente de negócios próprios online, é apenas lógico que hoje nos foquemos neste tema.
Quando te lanças do empreendedorismo fala-se muito na marca pessoal, na imagem das redes sociais, no website mas… e a contabilidade? Ah pois! A contabilidade é extremamente importante e se não tiveres cuidado com o registo da tua faturação podes deitar seriamente ao ar todo o lucro que vais fazendo ao longo dos dias. Afinal de contas, ninguém gosta da ideia de receber uma multa avultada em casa porque se esqueceu de pagar algo obrigatório por lei.
A necessidade de um programa de faturação eficiente e que te facilite a gestão de negócio não é algo que seja restrito a quem tenha contabilidade organizada. Podes sempre usar um programa de faturação mesmo que sejas tu a tratar de toda a papelada porque ele é precisamente uma (preciosa) ferramenta de trabalho.
Este tipo de software é essencial para ajudar na gestão das obrigações fiscais, cumprimento de datas e questões diárias com clientes. Mas, quando estás no momento de escolha do software a usar, é importante que descubras um que se adeque às tuas necessidades e que até te possa trazer benefícios em vários níveis.
Para te ajudar neste mundo, vamos orientar-te com o ABC dos softwares de programação que existem, atuais e devidamente acreditados para utilizares.
O que é um programa de faturação?
Um programa de faturação é um software capaz de ajudar na emissão de faturas, decorrente de um negócio de vendas.
Nos dias de hoje um software do género já tem ligação direta à Autoridade Tributária, o chamado programa de faturação certificado, e é uma forma de manter todo o historial da empresa num só local, e em modo digital. Já existe efetivamente uma obrigatoriedade de programa de faturação para a maioria dos negócios, tanto que já são centenas os que estão disponíveis no mercado.
São também uma ferramenta de trabalho ideal para a criação de uma base de dados fidedigna, uma vez que terás os dados atualizados dos clientes sempre que eles te fizerem uma compra.Como extra, permitem-te fugir ao padrão normal de faturas das Finanças oferecendo por exemplo a possibilidade de personalizar faturas, seja pelo layout ou pela própria língua.
Obrigatoriedade de programa de faturação
Segundo o Decreto-Lei nº28/2019, pelo nº1 do artigo 4º, há três casos específicos de obrigatoriedade de programa de faturação. Sendo que estes têm de estar certificados pela AT, entram nesta obrigatoriedade todas as empresas e empresários a título individual que:
- Já utilizam programas informáticos de faturação;
- Sujeitos passivos que estejam obrigados a dispor de contabilidade organizada (ou que tenham optado por esta modalidade)
- Sujeitos passivos que tenham tido no ano civil anterior um volume de negócios superior a 50.000 euros
Desde 2008 que a Autoridade Tributária obriga à entrega do SAF-T PT, um documento que tem por objetivo impedir a evasão fiscal. Ao ser necessário incluir informações como identificação da empresa, clientes, fornecedores, produtos e serviços vendidos ou outros documentos fiscais, um bom programa de faturação é o ideal para fazer a captação rápida de toda essa informação.
Caso tenhas um volume de negócios inferior (ou igual) a 50 mil euros, no período de tributação anterior, não és obrigado a utilizar um software automatizado. Mas uma nota para os trabalhadores independentes: um programa de faturação permite fazer a retenção de IRS na fonte de forma automática.
É obrigatório que o programa de faturação escolhido por ti esteja certificado pela Autoridade Tributária (AT). Só assim terás a certeza que estás a cumprir a lei e que não terás problemas com o Fisco no futuro.
Se não estás obrigado(a) por lei mas também já pensaste em adquirir um software do género, fica a saber que os programas de faturação têm inúmeras vantagens:
- Tornam as transações comerciais mais rápidas;
- Melhoram a experiência do cliente;
- Melhoram a gestão por parte da empresa com dashboards interativos e relatórios atualizados;
- Centralizam informação de gestão e faturação/contabilidade;
- São mais sustentáveis (por já serem digitais);
- Agilizam todo o processo de back-office da contabilidade.
Quais são os melhores programas de faturação em Portugal?
Não existe um programa que possa dizer que é o melhor, mas existem sim vários programas que se podem (ou não) adequar às tuas necessidades. É importante que definas o que precisas de gerir no teu negócio, se queres um programa 100% online ou com possibilidade de offline, e que o vejas como user friendly para não te dar muitas dores de cabeças.
Deixo-te algumas sugestões:
Programa de faturação Primavera
O grupo Primavera, agora Cegid Primavera, é um dos mais conhecidos no mundo de softwares de programação. Com várias opções direcionadas para empresas de vários tamanhos, e com programas criados ao detalhe para diferentes tipos de negócio, tem um vasto leque de opções.
Do seu portfólio fazem parte programas de faturação online, com instalação direta no PC, pagos e até gratuitos.
Transversalmente a todos os softwares desenvolvidos, o Primavera disponibiliza suporte multi-empresa, possibilidade de emissão de faturas em várias moedas, gestão de vendas, encomendas de clientes, controlo de inventário, exportação de documentos para Contabilidade e ainda três línguas – português, inglês e espanhol.
Programa de faturação Primavera grátis (Jasmin Express)
Ainda que não seja necessário um programa de faturação caso não atinjas os 50.000 euros em volume de negócios por vezes podes precisar na mesma desta ajuda extra, para gestão de stocks e para te começar a impulsionar.
O Jasmin Express é um software cloud, ideal para gestão, e que apoia na faturação mas também a planear os passos seguintes do seu negócio. Não precisa de instalação e é grátis até atingires 30.000 euros em faturação ou por 12 meses (o que acontecer primeiro).
Considerado um software otimizado para as mais variadas áreas de negócio, o Jasmin Express é ideal para quem começa a lançar um negócio sozinho e a dar os primeiros passos no empreendedorismo. O grande bónus é a sua gratuidade (nos moldes acima referidos), que ajuda a começar um negócio sem muito investimento.
Programa de faturação e contabilidade Sage
O Sage é um dos programas de faturação mais conhecidos, destacando-se de outros por ser um dos mais eficientes a criar relatórios, e a permitir a emissão de faturas com retenção na fonte.
A questão de como funciona o programa SAGE é muitas vezes ultrapassada sem dificuldade dado que o mesmo possui uma experiência de utilizador bastante simples e intuitiva, a par de um design apelativo.
Nos dias de hoje existem múltiplos softwares Sage, sendo os mais conhecidos o Sage One, um programação de faturação online (o mais simples da sua gama), o Sage 50, o Sage 100cloud, para as médias empresas, e ainda o Sage X3, para as empresas à escala internacional.
Programa Sage 50
O programa Sage 50 é um software indicado para a gestão de pequenas empresas e é o mais popular do universo Sage. A sua grande mais valia é aumentar a produtividade do negócio por permitir várias integrações Ecommerce.
A solução tem se revelado bastante eficiente junto dos utilizadores ao abranger temas como QR Code nas Faturas, uma loja online com gestão integrada, stocks e inventários, backups informáticos com o Microsoft 365, faturas eletrónicas e painel de gestão de faturação e tesouraria da empresa.
Além disso, estando tão direcionado para os negócios digitais, é também um plus que possa ser utilizado a partir de qualquer dispositivo e em qualquer local, mantendo sempre os dados atualizados online.
O Sage 50 disponibiliza um período gratuito para experimentares a plataforma; posteriormente os planos, conforme o número de funcionalidades que precises, variam entre os 20 e os 70 euros mensais.
Programa de faturação Colibri
O software Colibri é uma criação portuguesa e apresenta-se como um Software de Gestão Comercial multi-plataforma. Direcionado para as pequenas e médias empresas, tem funcionalidades para a área financeira mas também de gestão de vendas e stocks.
O Colibri é um programa de faturação que se destaca pela possibilidade de ‘ser’ multi-empresa. A possibilidade de associar mais do que uma empresa ao mesmo programa, e mais do que um utilizador, ajuda na gestão de negócios quando existem vários a ser tratados pela mesma pessoa.
Existem quatro versões do Colibri, uma delas gratuitas, oferecendo assim a possibilidade de se conhecer melhor o software numa primeira fase.
Para quem o foco é o negócio digital, o Colibri é também um candidato a ter em conta já que permite integrar a loja online com o software de faturação. E, numa era em que se quer também oferecer o máximo de funcionalidades ao cliente, é também um software que já oferece a integração de pagamentos multibanco através de uma entidade IfThenPay, gerindo-se tudo a partir do próprio Colibri.
Além disto possui ainda um extra, a aplicação Colibri. A API desenvolvida pelo Projecto Colibri permite a integração de terceiros e pretende ser uma forma de se adaptar a outra tecnologias para que no futuro o negócio se possa expandir através da utilização de outras ferramentas.
O Colibri possui uma versão de licença gratuita que, para muitos negócios digitais no arranque, revela-se bastante completa, tendo inclusive a exportação do SAFT. Nos dias de hoje as licenças com mais funcionalidades variam entre os 140 e os 390 euros anuais.
Software de faturação online Moloni
Um programa de faturação online, o Moloni Software é uma das nossas dicas para as pequenas empresas e os trabalhadores independentes, por ser bastante user friendly.
Não precisa de ser instalado no computador e basta aceder por qualquer browser, sendo assim mais rápido para trabalhar. No caso dos negócios digitais é essencial pois permite a integração com plataformas de comércio eletrónico.
Em termos de funcionalidades é ótimo para gerir stocks, oferece mapas de IVA, retenções, criação de ficheiro SAF-T PT, relatórios de margens de lucro e ainda permite emissão de documentos em três línguas e em mais de 45 moedas.
No panorama deste mundo de softwares, é um dos que mais se qualifica para todas as áreas de negócio que possam necessitar de um programa de faturação organizado.
Os valores começam nos 9,90€ e existe adaptação dos planos para acrescentar elementos à equipa sempre que o negócio estiver a crescer.
Sistema de gestão e faturação TOConline
O TOConline é um sistema criado pela própria Ordem dos Contabilistas Certificados, pelo que é uma das melhores opções para teres em conta quando queres um programa de faturação para usar em conjunto com o teu Contabilista.
Ele procura ter a informação de uma forma mais eficiente por forma a agilizar o processo entre empresa e contabilista, destacando-se por ter um custo mais baixo que outros do mercado, estar sempre atualizado com as normas portuguesas e ser intuitivo.
Ainda que possua uma vertente muito mais administrativa, como salários e gestão de ativos, algo mais indicado para grandes empresas, o TOCOnline tem o módulo base de faturação (vendas) e de gestão de stocks, ideal para quem tem negócios online.
Um programa certificado pela AT, tem ainda um centro de suporte disponível para todas as dúvidas que possas ter, e inclusive vídeos de como trabalhar dentro da plataforma.
Nota importante: a utilização do TOConline não é de acesso livre/subscrição online. Ao contrário dos outros programas de faturação, o TOConline apenas aceita registos feitos por contabilistas certificados pela Ordem. Assim, caso tenhas interesse, fala com o teu contabilista para teres um acesso para o teu negócio.
App TOConline
Além do programa de gestão e faturação, a App TOCOnline é também um plus para quem está sempre em vários locais e precisa rapidamente de consultar informações relativas ao seu negócio.
Completamente gratuita, a App TOCOnline está disponível para sistemas Android e iOS e permite-te trabalhar a partir do telemóvel ou tablet de forma rápida e eficiente. Neste momento a aplicação permite:
- Criação de documentos – faturas, recibos ou notas de crédito
- Notificar clientes – por exemplo, faturas com pagamento em atraso
- Arquivo digital de despesas
- Acompanhamento dos rendimentos (em tempo real)
- Entrega do IVA
- Monitorização dos gastos
Software de faturação Vendus
Nos últimos anos tornou-se um dos programas de faturação mais populares em Portugal e muito em parte por ser bastante prático. O Vendus tem uma funcionalidade de comunicação direta do SAFT-T às Finanças, emitindo todos os meses o documento obrigatório.
Além disso revela-se bastante prático pela possibilidade de emissão de faturas em qualquer lugar e através de qualquer dispositivo móvel mas um benefício ainda maior.
Ainda que tenha uma App fácil de utilizar, o Vendus destaca-se pela funcionalidade de ser um dos melhores para negócios com vários pontos de venda, estando por isso mais em destaque para negócios de contato mais físico (por exemplo, retalho, restaurantes ou cabeleireiros).
O Vendus permite um período de experimentação grátis de 30 dias, estando depois disponíveis três planos distintos. Os valores variam entre os 5 e os 11 euros mensais, não havendo qualquer período de fidelização ao software.
Programa de faturação Bill
Um dos programas mais recentes no mercado, mas já no leque de programas de faturação certificados pela AT, o Bill faz comunicação direta com a AT, é adequado para pontos de vendas e está otimizado para serviços com E-Commerce.
Com valores bastante competitivos com outros programas do mercado, variando entre os 5 e os 15 euros por mês, este software de faturação também permite gestão de stocks e armazéns nos planos mais premium, assim como vários utilizadores.
Alojado numa cloud, o Bill é um software de faturação totalmente online, permitindo assim a emissão de documentos em qualquer local onde tenhas internet. Deixa-te personalizar as tuas faturas (e outros documentos) com o logótipo da tua marca, mudar a língua e/ou moeda e ainda pode ser utilizado para enviar emails via SMTP com um template totalmente personalizado.
Sistema de faturação MagniFinance
O MagniFinance é uma solução portuguesa de gestão financeira e faturação, desenhada para simplificar a vida das PMEs. Este software permite aos utilizadores emitir faturas, gerir pagamentos e recebimentos, controlar despesas, e até mesmo gerir a tesouraria de forma eficiente e intuitiva. É perfeito para quem procura otimizar os processos financeiros e cumprir com as obrigações fiscais sem complicações. Além disso, o MagniFinance é certificado pela Autoridade Tributária, garantindo total conformidade com a legislação em vigor.
Os planos de subscrição são flexíveis, adequando-se às necessidades de cada negócio, com a possibilidade de se experimentar o software gratuitamente antes de te comprometeres.
Programa de Faturação InvoiceXpress
No universo dos programas de faturação em Portugal, o InvoiceXpress destaca-se pela sua simplicidade, eficiência e versatilidade, oferecendo uma solução robusta tanto para freelancers como para PMEs que querem otimizar o processo de faturação e gestão financeira. Desenvolvido com um foco na experiência do utilizador, o InvoiceXpress é conhecido pela sua interface intuitiva e facilidade de uso, permitindo aos seus utilizadores criar e enviar faturas com apenas alguns cliques.
Uma das principais vantagens do InvoiceXpress é a sua compatibilidade e capacidade de integração com websites. Para negócios que operam online, seja através de e-commerce ou de serviços digitais, esta funcionalidade traduz-se numa enorme mais-valia. A integração direta com plataformas de vendas online facilita a automatização do processo de faturação, desde a geração automática de faturas à conclusão de uma venda até à gestão de stocks em tempo real. Tal compatibilidade não apenas poupa tempo, mas também reduz a margem de erro manual, garantindo maior precisão na gestão financeira e contabilística.
O InvoiceXpress apoia a mobilidade dos negócios ao disponibilizar uma aplicação móvel, permitindo gerir a faturação em qualquer lugar, a qualquer hora. Este aspecto é particularmente interessante num contexto empresarial moderno, onde a agilidade e a capacidade de resposta rápida são cruciais para o sucesso do negócio.
Com um sistema de segurança robusto, o InvoiceXpress garante a proteção dos dados dos utilizadores, cumprindo rigorosamente com as normativas legais e fiscais portuguesas. A sua certificação pela Autoridade Tributária (AT) confirma a sua fiabilidade e conformidade.
Programas de faturação certificados pela AT
Nos pontos acima já mencionámos alguns dos nossos programas de faturação favoritos mas a variedade dentro do mercado não se esgota apenas nestes seis. Caso queiras aprofundar mais o tema e procurar outros softwares antes de te decidires por um final, nós ajudamos-te. Estes são 15 programas de faturação certificados pela AT, podendo assim qualquer um ser usado sem problemas:
- B-Online Facturação
- Bill
- Colibri
- ETPOS
- Facturama
- InvoiceExpress
- KeyInvoice
- MasterWay
- Moloni
- PHC Software
- Primavera Jasmin Software
- Sage
- TOConline
- Vendus
- WeoInvoice
Quais são os softwares de contabilidade mais usados em Portugal
Para ti, mulher empreendedora que navega no vasto mar do empreendedorismo em Portugal, escolher o software de contabilidade certo é uma peça chave para o sucesso do teu negócio. Num mundo onde a gestão eficiente é a espinha dorsal de qualquer empreendimento, é crucial contar com ferramentas que não só simplifiquem o dia a dia, mas que também te empoderem a tomar decisões informadas. Aqui estão alguns dos softwares de contabilidade que têm sido verdadeiros aliados para mulheres empreendedoras em Portugal.
Primavera (Jasmin Express): Se estás a dar os primeiros passos no mundo dos negócios ou se já tens uma trajetória consolidada, o Primavera oferece uma solução adaptável às tuas necessidades. Com o Jasmin Express, uma versão gratuita do software, tens à tua disposição uma ferramenta intuitiva e eficaz para gerir a contabilidade do teu negócio. Ideal para pequenas empreendedoras que valorizam a agilidade e a precisão, o Primavera facilita a emissão de faturas, a gestão de stocks e a análise financeira, permitindo que te concentres no que realmente importa: o crescimento do teu projeto.
Sage: Conhecido pela sua versatilidade, o Sage é um software que se adapta às diversas fases do teu empreendimento. Se procuras uma solução que ofereça desde funcionalidades básicas de faturação até análises financeiras complexas, o Sage tem o que precisas. Com diferentes versões ajustáveis ao tamanho e às necessidades do teu negócio, como o Sage 50, este software permite uma gestão contábil eficiente e descomplicada, tornando-se um parceiro valioso na tua jornada empreendedora.
Moloni: Para a empreendedora moderna que valoriza soluções inovadoras, o Moloni é a escolha perfeita. Este software de faturação online não só facilita a emissão de documentos fiscais como também oferece ferramentas avançadas para o controle de stocks e vendas. Se tens uma loja online ou um negócio que requer mobilidade, o Moloni adapta-se perfeitamente às tuas necessidades, permitindo que gerencias o teu negócio de qualquer lugar, a qualquer momento. Com uma interface amigável e funcionalidades pensadas para a realidade do empreendedorismo digital, o Moloni é ideal para quem busca eficiência e flexibilidade.
Estes softwares de contabilidade são mais do que meras ferramentas; são aliados essenciais que te apoiam na gestão do teu negócio, permitindo-te dedicar mais tempo ao que verdadeiramente te apaixona. Ao escolher a solução que melhor se adapta às tuas necessidades e ao perfil do teu empreendimento, estás a dar um passo crucial na construção de uma base sólida para o teu sucesso. Lembra-te: no universo do empreendedorismo feminino, estar bem equipada com o software de contabilidade certo é fundamental para transformar os teus sonhos em realidade.
Mas será algum destes o melhor software para o teu negócio?
Qual é o melhor programa de faturação para o meu negócio
O melhor programa de faturação é uma decisão única para cada negócio e empreendedor. Porquê? Porque o que eu preciso não é necessariamente o que tu precisas, e aquilo que te vai fazer ser mais eficiente pode não ser exatamente o que a tua amiga precisa (ou mesmo a concorrência da mesma área).
Para escolheres o melhor programa de faturação para o teu negócio deves ter em conta estes fatores:
- As funcionalidades: gerir stocks, compras, faturas, gestão de armazém, compras;
- Tipos de pacotes: número de utilizadores, documentos disponíveis, funcionalidades extra (como envio de e-mails);
- Número de funcionalidades vs valor da mensalidade/anuidade;
- Programa de faturação online, offline ou misto;
- Período de contrato com ou sem fidelização;
- Um bom suporte ao cliente;
- Colocar em equação a possibilidade dos upgrades face a um possível escalamento do teu negócio;
- Programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária.
Quando os pesares todos, e analisando os vários programas disponíveis no mercado – como fizemos nos pontos acima – conseguirás descobrir qual é que fará mais sentido para ti. Não te fidelizes a um programa só porque está na moda se isso significar que vais pagar mais por funcionalidades que não usas.
No geral, podemos já assegurar-te que uma das maiores diferenças que irás encontrar no valor do mercado, mais do que as funcionalidades, reflete-se no tipo de software. Se for online, ou seja, estiver na cloud, terás com certeza a hipótese de obter um programa de faturação por um valor muito mais baixo do que os que têm de ser instalados. Além de que poupas na assistência técnica porque será sempre tudo online.
Temos no entanto duas sugestões para ti. Se estás a começar com o teu negócio online, sugerimos-te o Jasmin Express; além de ser grátis permite ajudar-te a alavancar o negócio quando ainda não tens um volume de faturação muito alto . Para o caso de o teu negócio já estar a dar frutos e o teu ‘problema’ é resolver de forma prática e eficaz o alto volume de vendas, então poderás analisar o Moloni. É o programa ideal caso trabalhes com stock online ou mesmo para um negócio de empreendedor em nome próprio.
Mas, se mesmo assim não te deixas convencer, podes sempre aproveitar os períodos gratuitos de 30 dias de experimentação que os programas costumam oferecer. O único alerta que te deixamos é que confirmes nas funcionalidades dos programas se eles permitem a transferência de informação entre programas, assim como os timings. Se vais andar a experimentar, convém que não percas nenhuma informação do teu negócio ou fiques impossibilitado(a) de emitir documentos do decorrer normal da tua atividade.
E não te esqueças, procura sempre os programas de faturação certificados pela AT!
Se precisares de ajuda, e quiseres algum input mais concreto, entra em contato comigo. Posso dar-te feedback baseado em experiência pessoal e, juntamente contigo, perceber quais as reais necessidades do teu negócio digital.
